اشکالات فنی و اجرای ارزیابی شایستگی کارکنان را میتوان به دو دسته تقسیم نمود.
الف- مشکل تعیین معیار و ابزار ارزیابی عملکرد:
بوجود آوردن معیار و ضابطه استاندارد و مطلوب برای سنجش کار شایستگی کارکنان امری است دشوار به ویژه زمانی که بخواهیم مشخصات غیر ملموس کارکنان را نیز مورد ارزیابی قرار دهیم. دشواری آن در درجه اول از آن جهت است که در پذیرش اینگونه معیارها اتفاق نظر وجود ندارد در نتیجه برای ارزیابی ضوابط ومعیارهای مختلف در نظر گرفته میشود و طبعا مختلف بودن معیارهای منتج به مختلف شدن نحوه ارزیابی میگردد و این مشکل منجر به این میشود که مثلا کارمندی از نظر یک سرپرست شایسته و از نظر سرپرست دیگر نالایق ارزیابی شود. در مورد انتخاب روش ارزیابی نیز اختلاف نظر بسیار وجود دارد. هر کس بعللی روشی را از روش دیگر مناسبتر میدانند به همین جهت معمولا ترکیبی از روشهای ارزیابی بکار برده میشود.
ب- انحراف از معیارهای تعیین شده.
حتی اگر معیارها متناسب و معقول انتخاب شوند ممکن است ارزیابی کننده به یکی از صور زیر از معیارهای تعیین شده منحرف شود.
1- انحراف ناخود آگاه: این نوع انحرافات بیشتر ناشی از همان مواردی است که در قسمت اول ذکر شد.
2- انحراف خود آگاه: یا بعلت قبول نداشتن معیار و روش ارزیابی تعمدا توسط ارزیاب اعمال میشود. و یا اینکه اشخاص ذی نفوذ به نحوی از انحاء ارزیابی را از ضوابط منحرف میکنند.[1]
گاهی سرپرستانی که عملکرد کارکنان خود را ارزیابی مینمایند متهم میشوند که بجای ارزیابی، بر مسند قضا تکیه میزنند و حکم صادر میکنند. در مواردی، سرپرست چنان کنترلی بر سیستم ارزیابی دارد که هر نتیجه ای را که بخواهد اعلام میکند، دست بردن در نتایج ارزیابی و تعبیر و تفسیر آزاد آنها تنبیه کارکنان از جمله نمونه های سوء استفاده چنین رفتاری از سرپرستان، نتیجه ای جز ایجاد سوء ظن و بی اعتمادی نسبت به سیستم و موضع گیریهای خصمانه کارکنان در مقابل آن نخواهد داشت.
نتیجه مطالعات بسیار نشان میدهد که تعصبات شخصی ارزیاب، ارزیابی او را تحت تاثیر قرار میدهد منظور از تعصب، جانبداریها، گرایشات، پیش دارویها، جهت گیریها، و کج فکریهای شخصی است که آگاهانه یا اغلب نا خود آگاه تصمیم گیریهای او را تحت تاثیر قرار میدهند برای مثال، ارزیاب معمولا عملکرد کارمندی را که او به دلیلی خوشش میآید، خوب و عملکرد کارمندی که از او خوشش نمیآید ضعیف ارزیابی میکند به همین ترتیب معمولا عملکرد کسانی را که دارای صفات وخصوصیاتی شبیه به خودش باشند، بالاتر از سطح واقعی و عملکرد کسانی را که دارای صفات و خصوصایت متفاوت با او باشند. پایین تر از سطح واقعی ارزیابی میکند.[1]
بعضی از سرپرستان بسیار سختگیرانه هستند و کارکنان خود را متوسط و کارکنان متوسط را ضعیف ارزیابی مینمایند. برعکس برخی از سرپرستان بسیار سهل گیرند و با اغماض وچشم پوشی، عملکرد کارکنان را در سطح بالاتر از آنچه واقعا هست ارزیابی مینمایند. تحقیق نشان داده است که اگر، ارزیاب، موظف باشد نتایج ارزیابی بسیار بالاتر از میزان شایستگی و توانایی واقعی کارکنان خواهد بود. البته انگیزه این کار، جلوگیری از مباحثه و مجادله و موضع گیریهای خصمانه ای است که ممکن است بر اثر ارزیابی منفی به وجود آید.
با این مساله، بیشتر وقتی مواجه میشویم که برای ارزیابی کارکنان از معیارهایی استفاده گردد که اندازه گیری دقیق آنها امکان پذیر نیست و ارزیابی ناچار شود به قضاوتهای ارزش بپردازد. گاهی نیز ارزیاب محتاط و محافظ کار است. و تمایل ندارد کسی را بسیار عالی یا بسیار ضعیف ارزیابی کند. در نتیجه ارزیابی همه کارکنان به غلط در حد متوسط، یعنی حول و حوش مرکز مقیاس، خواهد بود علت اصلی محافظه کاری این است که در سیستم ارزیابی بعضی از سازمانها، ارزیاب مکلف است دلایل ارزیابی های بسیار پایین خود را کتبا ارائه دهد واز صحیح و بجا بودن آنها دفاع نمایند. در چنین مواردی ارزیاب برای احتراز از انتقاد یا باز خواهشهای احتمالی بعدی همه کارکنان را کم و بیش متوسط ارزیابی مینمایند.
معمولا آنچه که اخیرا و بتازگی اتفاق افتاده است، بهتر در ذهن باقی میماند.
به همین دلیل، آنچه ارزیابی عملکرد و کارمند را بیشتر تحت تاثیر قرار میدهد، رفتاری است که ارزیاب بتازگی یا در گذشته نزدیک از کارمند مشاهده کرده است. کارکنان معمولا موعد ارزیابی خود را میدانند و چند هفته قبل از آن آگاهانه یا حتی ناخود آگاه سعی میکنند کار آئی خود را بالا ببرند. اشتباه در ارزیابی هنگامی رخ میدهد که عملکرد کارکنان بر اساس عملکرد اخیرشان که یاد آن در ذهن ارزیاب، زنده تر است انجام گیرد، عملکرد ضعیفی که کارمند قبل از آن داشته است. از این رو توصیه گردیده است که ارزیابی کارمند مشاهده و ثبت دقیق و منظم چگونگی عملکرد او طی یک دوره کامل ارزیابی صورت پذیرد راه دیگر فائق آمدن بر این مشکل، ارزیابی کارکنان در فواصل کوتاه (مثل هر سه ماه یکبار) است.
میآید که از نظر ارزیاب، یک صف بخصوصی از چنان،اهمیتی برخوردار است که به دلیل دارا بودن آن یک ویژگی همه خصایص فرد و در نتیجه عملکرد کلی وی را در سطحی بالا ارزیابی میکند یا بر عکس، عملکرد کارمندی را به خاطر دارا بودن یک ویژگی بخصوص، به وطور کلی در سطحی پایین ازریابی مینماید. به عبارت دیگر یک عامل چه مثبت و چه منفی به سایر عوامل تعمیم داده میشود. برای مثال چنانچه از نظر ارزیاب کمیت کار از ارزش زیادی برخوردار باشد و فردی که ارزیابی میشود از این که یک نظر در سطح بالایی قرار داشته باشد. ارزیاب سایر عوامل مانند کیفیت کار،ابتکار و خلاقیت و روحیه مساعدت وهمکاری را نیز در سطح بالایی ارزیابی خواهد کرد. ارزیابی عملکرد بدین شکل باعث میشود که شناخت نقاط قوت کارکنانی که به طور کلی ضعیف هستند و شناخت نقاط ضعف کارکنانی که به طور کلی ضعیف هستند و شناخت نقاط ضعف کارکنانی که به طور کلی قوی هستند، بسیار دشوار گردد لازم به تذکر است که حتی اگر ارزیابی از آثار سوء تعمیم هم آگاه باشد از بین بردن آن کار بسیار دشوار است.
موانع ارزیابی و تعیین شایستگی کارکنان را میتوان دو دسته کلی) به شرح زیر تقسیم کرد:
1- موانع روانی و رفتاری
این دسته از موانع به ویژگیهای ارزیابی کنندگان مربوط میشود.
2- موانع فنی و اجرایی
این دسته از موانع به شاخصها و روشهای ارزیابی عملکرد مربوط میشود.[1]
بسیاری از روشهای ارزیابی عملکرد کارکنان مورد انتقاد قرار گرفته اند ولی ناگفته نماند که اکثر اشکالات در ماهیت روشها نیست، بلکه ناشی از استفاده غلط از این روشهاست برای مثال، امکان دارد کسانی که با استفاده از این روشها کارکنان را ارزیابی مینمایند. آموزشهای لازم را ندیده باشند یا روشی که برای ارزیابی یک مورد خاص به کار گرفته میشود برای آن مورد مناسب نباشد در اینجا به بحث بیشتر در این باره و مشکلات عده ای که در ارزیابی عملکرد و جود دارد میپردازیم.
عینیت نداشتن یکی از صفتهای بالقوه روشهای معمول ارزیابی عملکرد است برای مثال. در روش مقیاسی، معمولا عواملی از قبیل طرز تلقی، وفاداری و شخصیت فرد مورد ارزیابی قرار میگیرد که اولا ممکن است رابطه چندانی باعملکرد فرد نداشته باشد ثانیا اندازه گیری دقیق آنها بسیار موثر و دشوار است. البته در هر روش ارزیابی، ذهنیتها وارزشهای ارزیاب کم و بیش نقش دارند و به دشوار میتوان روشی رایافت که از عینیت کامل برخوردار باشد ولی نکته قابل توجه این است همچنین باید تا حد ممکن، عناصری را در روش ارزیابی گنجانیده که وجود آنها بر عینیت آن بیفزاید. در نظر گرفتن عواملی که در انجام کار، نقش موثر .و مستقیم داشته، قابل اندازه گیری دقیق و صحیح باشد قدمی در این راستاست. نتیجه اینکه اندازه گیری عملکرد کارکنان تنها بر حسب فاکتورهای شخصیتی که جای زیادی برای تفسیرها و قضاوتهای ارزش ارزیاب باقی میگذارد ممکن است وبه اشتباهاتی در تصمیم گیری منجر گردد که موجب شود ارزیاب یا سازمان نتواند از خرد در مقابل کارمند و قانون دفاع کنند.